Business case pour TI

Réussir son Business Case: L’Astuce C’est le tout

 

Vous êtes ingénieur informatique, et travaillez en tant que consultant pour une compagnie d’électricité. Un matin votre téléphone sonne et l’écran d’affichage clignote le nom de votre directeur. Pendant cinq minutes, celui-ci vous parle à propos d’une situation problématique ayant de mauvaises conséquences pour l’entreprise.

 

Votre mission: Réduire le nombre de pannes du réseau menant à des pannes d’électricité et donc à des interruptions de service aux clients.

 

Via cet appel téléphonique, votre directeur vous lance le défi de développer un business case qui cernera le problème et proposera des solutions.

 

Pourquoi un business case? Parce que ce processus mène à une réflexion profonde de la situation et au développement des solutions possibles. Cela vous donne la structure pour présenter les risques encourus, leur atténuation et les solutions possibles ainsi que leurs coûts et avantages.

 

Un business case qui réussit ne flotte pas seul comme un îlot. Au contraire, il est relié à des processus d’affaires dans son ensemble, reflète l’interconnexion des différents départements, et offre une solution à long terme qui prend en charge la stratégie de croissance de l’entreprise.

 

En bref, résoudre des problèmes et voir la route en avant, ce sont des méthodes de survie de l’entreprise elle-même, pas juste un seul département. (ci-joint un lien vers un article qui explique cette approche: Understanding the Whole and not Just the Parts de Paula Bell.)

 

Par Où Commencer

Après le coup de fil, une question se pose: par où je dois commencer? Une méthode efficace est de regarder les éléments du contexte affaire qui augmentent considérablement les coûts.

 

Alors que les motivations du directeur tournent autour du prestige de la compagnie et l’amélioration des produits, la force motrice de sa requête est de contrôler les coûts financiers touchant les profits de l’entreprise.

 

En prenant notre exemple, la première piste à explorer est : Comment pouvons-nous éviter les facteurs de coût dans le cycle de vie de l’équipement du réseau électrique ?

 

C’est par une analyse des coûts affectant votre produit que vous commencez. Et dans notre exemple, c’est tout l’équipement offrant le service de l’électricité.

 

Pour le dire en quelques mots, votre travail initial sera d’un côté une analyse financière, et d’un autre côté une enquête sur le réseau et l’équipement.

 

A la conquête de la réalité

 

Travail d’enquête: selon notre exemple ci-dessus, votre première piste à suivre est de trouver les coûts réels de la maintenance, et si ils sont très élevés alors il faut chercher pourquoi? L’équipement est-il défectueux ou est-ce que l’utilisation est insuffisante? Quelle est la stratégie adoptée par l’équipe IT en charge des logiciels — préventive ou corrective? Comment se déroule la formation du personnel dans le service d’entretien? Les procédures de maintenance sont-elles correctes?

 

Votre enquête vous fera découvrir des solutions possibles que vous pouvez par la suite amener en réunion.

 

Les experts et les interconnexions: votre solution, y compris des options possibles, prendra en compte l’entreprise dans sa globalité afin d’être en harmonie avec sa stratégie de croissance et développement. Pensez aux trois “I” selon l’article référencé ci-dessus (de Paula Bell) qui forme “un tout complexe et unifié”: c’est-à-dire des parties de l’entreprise interagissant, interreliées et interdépendantes.

 

Votre enquête vous mènera à communiquer avec des experts au sein de l’entreprise, comme un architecte IT sur les options de logiciel, un ingénieur sur le développement de produits, un analyste d’affaires sur le processus de maintenance, et un représentant des ressources humaines sur le coût des effectifs.

 

Les informations que vous recueillez vous permettront de voir les interdépendances entre les différents départements de l’entreprise. En outre, des discussions avec ces experts fourniront divers conseils pour tester vos idées sur les solutions possibles. En travaillant avec ces experts, des solutions viables émergent et prennent forme. Leur soutien et leur aide serviront à renforcer vos arguments lorsque vous faites votre présentation devant la direction.

 

L’Analyse financière

 

Le coût du projet est considéré comme une dépense mais également comme un investissement pour l’avenir. Quand vous présentez votre projet à la direction c’est comme si vous parliez à un groupe d’investisseurs. La question qui résonne le plus fort avec ce groupe est la suivante: Quel est le retour sur investissement (ROI)?

 

Les échéances de l'investissement sont très importantes. La cote se présente comme suit: un ROI de moins de trois ans est très bon, celui de trois à cinq ans mérite un peut-être et au delà, vous retournez à la case départ.

 

Les éléments d’analyse: une présentation complète de tous les aspects financiers indiquera clairement l’information sur les coûts suivants:

 

  • Le coût global de votre solution, par exemple, du nouveau matériel et/ou logiciel

  • Les dépenses d'exploitation récurrentes

  • L’expertise hors entreprise nécessaire et son coût

  • La valeur ajoutée: pas un coût en tant que tel mais qui explique comment votre solution soutient le plan stratégique pour la croissance de l’entreprise?

  • Les avantages cachés: par exemple, les coûts qui sont évités par la mise en oeuvre de votre solution.

 

En somme, le processus du business case vous oblige à formuler des solutions, en estimer leurs coûts, et communiquer leurs avantages tout en énumérant les risques.

 

Si la direction vous donne le feu vert, la prochaine étape du processus consiste à rédiger un document officiel élaborant la solution, les bénéfices et les coûts. Il existe de nombreux documents disponible pour vous guider sur les business case. En voici un que j’ai trouvé utile pour connaître la définition d’un business case, sa structure, son objectif et comment le rédiger. Cliquer ici pour lire l’article qui apparaît sur un site gouvernemental.

 

Bonne chance, et n’oubliez pas, à la fin de vos efforts vous trouverez le summum du succès — un projet nouveau et stimulant!

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